Manajemen Pemeliharaan Bangunan Gedung

Pemeliharaan bangunan merupakan dasar facility management pada suatu bangunan. Pelakana pemeliharaan bangunan (building maintenance) dari pihak facility management di suatu perusahaan pada umumnya akan diserahkan kepada penyedia jasa. Akan tetapi, tanggung jawab utama tersebut tetap tidak otomatis menjadi tanggung jawab penyedia jasa.

Sistem Manajemen Pemeliharaan Bangunan Gedung

Organisasi pengoperasian dan pemeliharaan pada suatu bangunan gedung dipengaruhi oleh tingkat kompleksitas bangunan yang meliputi luas dan dimensi bangunan, sistem bangunan yang digunakan, teknologi yang diterapkan, serta aspek teknis dan nonteknis lainnya, seperti:

    1)   Ukuran fisik bangunan gedung

    2)   Jumlah bangunan

    3)   Jarak antar bangunan

4)   Modeltransportasi yang digunakan oleh pekerja dan penyelia

5)   Kinerja produksi atau operasionaltiap lokasi

6)   Jenis peralatan dan perlengkapan

7)   Jenis dan fungsi bangunan gedung

Organisasi pemeliharaan bangunan bertanggung jawab atas kelancaran operasional bangunan, yaitu pelaksanaan pengoperasian sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif. oleh karena itu, organisasi memiliki ketentuan:

1)  Seluruh personel mempunyai tugas, tanggung jawab dan wewenang yang jelas dan terukur.

2)   Seluruh personel merupakan tenaga terampil dan handal sudah terlatih serta siap Pakai.

Struktur Organisasi Pemeliharaan Bangunan Gedung:

1)   Dipimpin oleh seorang manajer gedung

2)  Sekurang-kurangnya memiliki empat bagian yang meliputi teknik (engineiringl, tata graha (housekeeping), layanan pelanggan (customer corel, serta keuangan dan administrasi (finance and administrotion)

3)   Bagian engineering dan housekeepen memempunyai penyelia (supe rvisor)

4)   Bagian lainnya dibantu oleh beberapa staf

5)   Setiap penyelia mempunyaitim pelaksana

Sifat Kegiatan Pemeliharaan

1)  Inpeksi

Kegiatan pengecekan atau pemeriksaan berkala dan usulan penggantian pada beberapa bagian.

2)  Kegiatan Teknik (Engineering)

Kegiatan percobaan atas alat yang baru dibeli dan kegiatan pengembangan atau komponen peralatan yang perlu diganti serta penelitian kemungkinan pengembangannya.

3)  Kegiatan Produksi (Production)

Kegiatan pemeliharaan yang sebenarnya, yaitu teknik pemeliharaan dan kegiatan yang disarankan inspeksi.

4)  Kegiatan Administrasi (ClericalWork)

Kegiatan pencatatan mengenai biaya kegiatan pemeliharaan, biaya komponen (spare part) yang dibutuhkan, serta penyiapan jadwal pemeliharaan.

Fungsi, Tanggung Jawab, dan Kewajiban

A. Manajer Gedung

1) Secara umum melakukan koordinasi pekerjaan Kepala Bagian Teknik (Chief Engineering), Kepala Bagian Tata Graha (Chief Housekeeping), Kepala Bagian Keuangan dan Administrasi (Chief Finonce ond Administrotion), serta Kepala Bagian Layanan Pelanggan (Chief Customer Care).

2) Mengawasi pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan peralatan gedung, melakukan inspeksi langsung secara teratur ke seluruh area gedung, serta menerapkan sistem pengarsipan yang teratur untuk seluruh dokumen, buku manual pengoperasian, dan laporan kegiatan yang ada.

3)  Hal yang lebih penting adalah memelihara dan membina hubungan kerja baik internal dan eksternal agar tercipta suasana kerja yang baik dan saling mendukung agar gedung dapat beroperasional dengan efektif dan efisien.

B.  Kepala Bagian Teknik (Chief Engineering)

1)  Mengoordinasi, mengarahkan, dan mengawasi kegiatan penyelia dan pelaksana yang berada di bawah kewenangannya.

2)   Menyusun rencana anggaran operasional.

3) Mengoordinasi, mengarahkan, serta mengawasi kegiatan pemeliharaan, perawatan, dan perbaikan peralatan atau perlengkapan bangunan dan instalasi serti utilitas bangunan.

4)   Mengevaluasi dan memberi masukan tentang penggunaan bahan dan energi serta biaya operasional.

5) Menyusun dan menyajikan laporan operasionalsesuai dengan standar baku operasional Standord Operotion Procedure (SOP).

6) Melakukan kajian-kajian untuk program penghematan energi tanpa harus mengurangi tingkat pelayanan yang telah ditetapkan.

C.  Kepala Bagian Tata Graha (Chief Housekeeping)

1) Mengoordinasi dan memberikan arahan kepada penyelia (supervisor) atau rekanan penyedia jasa.

2)   Menyusun rencana anggaran kebersihan.

3)   Memeriksa kebersihan secara rutin,

4)   Mengendalikan penggunaan bahan dan peralatan pembersih.

5) Menyusun dan menyajikan laporan operasional sesuai dengan standar baku operasional.

6)  Melakukan kajian-kajian untuk program penghematan (efisiensi) tanpa harus mengurangitingkat pelayanan yang telah ditetapkan.

D.  Kepala Bagian Layanan Pelanggan (Chief Customer Care)

1) Mengoordinasi, mengarahkan, dan mengawasi kegiatan kerja yang berada di bawah koordinasinYa.

2) Menyusun rencana kerja dan anggaran operasional untuk periode tertentu. Meneliti laporan dan usulan yang disampaikan oleh pelanggan dan atau pimpinan.

3)  Membahas bersama Manajer Gedung tentang masalah internal dan eksternaluntuk mengatasi keluhan dan usulan pelanggan.

4)   Membina hubungan harmonis baik internal maupun eksternal'

5) Merumuskan, mengevaluasi dan memberikan rekomendasi, serta mengawasi proses pengadaan barang dan jasa yang berkaitan dengan administrasi gedung.

6)  Melakukan kajian-kajian untuk program peningkatan layanan pela ngga n untuk menda patka n pela nggan selia (loyal customer)

E.   Kepala Bagian Keuangan & Administrasi (Chief Finonce & Administration)

1) Mengoordinasi, mengarahkan, dan mengawasi kegiatan kerja yang berada di bawah koordinasinya agar tercapai efektivitas dan efisiensi kerja.

2) Menyusun rencana kerja dan anggaran operasional manajemen untuk periode tertentu.

3)   Meneliti laporan dan usulan permintaan alokasidana.

4) Membahas bersama Manajer Bangunan tentang penggunaan dana taktis operasional.

5)   Menyusun dan melaporkan penggunaan dana operasional.

6) Merumuskan, mengevaluasi dan memberikan rekomendasi, serta mengawasi proses pengadaan barang dan jasa yang berkaitan dengan realisasi anggaran.

7) Memeriksa pembelian, pengadaan barang/jasa, serta pengeluaran uang sesuai wewenang yang ditetapkan.

8)  Melakukan kajian-kajian pengadaan barang/jasa untuk mendapatkan best volue of money dalam setiap transaksi tanpa mengurangi kualitas dan waktu yang dapat dipenuhi.

Baca: Metode Dan Penerapan Keadaan Darurat Pemeliharaan Bangunan

Kebutuhan Sumber Daya Manusia

Persyaratan Penyedia Jasa dan Tenaga Ahli atau Terampil pemeliharaan Bangunan Gedung adalah:

1)  Persyaratan Penyedia Jasa

Penyedia jasa bidang pemeliharaan bangunan gedung adalah badan usaha yang dapat melakukan pekerjaan dan mempunyai kompetensi bidang pemeliharaan bangunan gedung sesuai ketentuan peraturan undang-udang.

2)  Persyaratan Tenaga Ahli atau Terampil

Tenaga ahli atau terampil bidang pemeliharaan bangunan gedung adalah orang perorangan ylng memiliki kompetensi keahlian atau keterampilan bidang pemeliharan bangunan gedung sesuai ketentuan peraturan undang-undang.

3)  Tenaga Kerja

a) Satu orang penyelia (supervisor) untuk gedung dengan kualifikasi pendidikan minimal Sl Teknik Sipil atau Arsitektur.

b) Tenaga Honorer meliputi: tukang batu, tukang kayu, dan sebagainya dengan pengalaman minimal 10 tahun. Jumlahnya disesuaikan dengan luasan atau volume pekerjaan.

Kebutuhan sumber daya manusia untuk pelaksanaan pemeliharaan bangunan, yaitu:

a)   Satu orang pengawas atau pelaksana untuk setiap 1-5 pekerja.

b)   Satu orang penyelia (supervisorl untuk setiap 5 pengawas atau pelaksana.

c)   Satu orang manajer pemeliharaan untuk setiap 3 sampai 5 penyelia.

d)   Satu orang mointenonce engineer untuk setiap 30 sampai 70 pekerja.

e)   Satu orang tenaga administrasi untuk setiap 100 pekerja.

Waktu Kegiatan

1)   Untuk kerusakan di area yang bisa mengganggu aktivitas kantor, maka perbaikan harus dilaksanakan di luar jam kerja atau saat ruangan tidak dipakai untuk kerja dengan seizin Pemberi Tugas.

2) Untuk kerusakan di luar area yang ditempati karyawan atau area yang tidak mengganggu aktivitas kantor, maka perbaikan boleh dilaksanakan pada jam kerja kantor dengan seizin Pemberi tugas.

Program Pembekalan, Pelatihan, dan Pemagangan

1) Program pembekalan diberikan saat pekerja mulai bekerja di bagian pemeliharaan, yang mencakup materi:

a)   Kebijakan perusahaan/lembaga/institusi dan manual prosedur

b)   Deskripsi pekerjaan

c)   Peraturan kerja

d)   Kontrak kerja

e)   Panduan keselamatan

f)    Program pemberian bonus dan insentif

g)   Panduan kesejahteraan pekerja

h)   Struktur organisasi

i)     Tata letak bangunan gedung

2)   Program pelatihan di dalam (untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan) dan atau di luar tempat kerja (untuk menambah pengetahuan dan keterampilan) dilakukan secara berkala serta mencakup materi:

a)   Untuk bidang keahlian

b)   Untuk bidang keterampilan

3)  Program pemagangan merupakan gabungan antara pelatihan di dalam institusi (in-house troining) dan pelatihan di tempat kerja (on-the-job training), dengan jumlah jam latih minimum 1O0 jam per mata pelajaran atau latihan, total lama pemagangan 8.000 jam kerja, serta persyaratan peserta sebagai berikut:

a)   Usia peserta sesuai ketentuan perundangan

b)   Menandatangani perjanjian pemagangan

c)   Lama program minimum satu tahun

d)   Instruksi diberikan pula di dalam kelas

e) Setelah selesai program pemagangan, atas rekomendasi instruktur dan manajemen, peserta diberikan sertifikat

Sistem Kontrol Pemeliharaan

Setiap program pemeliharaan harus memiliki sistem kontrol yang jelas dan terukur. Sistem kontrol pemeliharaan secara umum harus dapat diukur, penyimpangannya harus dianalisa, rencana pemeliharaan harus diatur, dan sistem pemeliharaan tersebut harus dapat digunakan dengan baik.

Adapun alat/cara yang digunakan sebagaisistem kontrol pemeliharaan adalah:

1)  Rencana dan Jadwal Perencanaan

Fungsi untuk melakukan perencanaan pemeliharaan, (preventive maintenance, inspeksi, pembersihan, dan kapan waktunya reparasi).

2)  Sistem Surat Perintah Kerja (Work Order System)

Surat pemberitahuan berisi dikerjakan diluar/dida lam perusa haan, tenaga dan bahan yang dibutuhkan pada waktu pelaksanaan.

3)  lnventarisasi peralatan dan material

Fungsi untuk melakukan pengontrolan terhadap kebutuhan peralatan dan material se-ekonomis dan se-efisien mungkin serta membantu memonitor peralatan mekanikal elektrikal, supaya berfungsi dengan normal. Oleh karena itu data peralatan yang harus ada yaitu no, jenis, tahun pembuatan, kapasitas, cara, operasi dll.

4)  Lakar catat (loq book)

Merupakan buku catatan kerja yang meliputi seluruh aktivitas yang terjadi di lapangan dengan sistem kerja peralatannya yang dijelaskan terperinci sesuai dengan kronologis kejadian sesungguhnya (jumlah peralatan, leta ( karakter alat, lama inspeksi internal, dan biaya pemeliharaan).

5)  Log Sheet

Berupa lembaranform yang berisi kebutuhan masing-masing peralatan yang harus digunakan pada saat melakukan pengecekan.

6)  Kartu Service

Berupa lembaranform yang telah tersedia sesuai dengan kebutuhan masing-masing peralatan, dan disimpan tergantung di unit peralatan.

7)  Stondard Operoting Procedure (SOP)

Berfungsi sebagai tuntunan yang dibuat untuk diikuti agar seluruh aktivitas operasional dan maintenance berjalan sesuai dengan standard yang telah ditetapkan.

8)  Sove Job Procedure (SJP)

Berfungsi sebagai alat penuntun agar dalam melakukan pekerjaan memenuhi aspek keselamatan.